Tăng cơ hội thành công của bạn
Trước khi tìm hiểu cách xử lý khiếu nại về người thuê nhà, dưới đây là hai điểm thận trọng :
- Mỗi tình huống là duy nhất : Con người có tính cách khác nhau và các điểm kích hoạt khác nhau, do đó rất khó để đánh giá một người sẽ phản ứng như thế nào khi gặp phải xung đột.
- Không đặt bản thân vào tình huống mà bạn cảm thấy không an toàn: Nếu bạn cảm thấy an toàn của mình đang gặp nguy hiểm, bạn cần phải tự loại bỏ mình khỏi tình huống. Hy vọng rằng, nó không bao giờ được đến thời điểm này, nhưng nếu có, bạn cần phải lấy đi và tham khảo ý kiến các cơ quan thích hợp, nếu cần thiết. Không có ý nghĩa trong việc đưa cuộc sống của bạn hoặc sự nghiệp của bạn vào tình trạng nguy hiểm do xung đột về người thuê nhà.
5 bước để xử lý thành công các khiếu nại của người thuê nhà
Có những thứ vô tận mà người thuê nhà có thể khiếu nại. Bất kể những gì khiếu nại là về, bạn không nên thay đổi cách thức mà bạn, là chủ nhà, trả lời khiếu nại.
Hiểu biết, bình tĩnh và chuyên nghiệp sẽ có tác động lớn và khả năng giải quyết thành công vấn đề của bạn. Trong khi bạn có thể phải điều chỉnh phản ứng của bạn một chút tùy thuộc vào loại khiếu nại, có một số bước bạn nên luôn luôn thực hiện.
Bước 1: Nghe khiếu nại
Một cách để đạt được một giải pháp thành công là thực sự lắng nghe những gì người thuê nhà của bạn đang nói với bạn.
Việc tôn trọng và hiểu biết về vấn đề của người thuê nhà có thể giúp giữ cho người thuê nhà bình tĩnh và sẽ giúp bạn dễ tiếp thu vấn đề của họ hơn.
Ví dụ, bạn có thể nhận thấy một rò rỉ mái nhà nhỏ xảy ra trong phòng tắm khi có mưa lớn. Nếu người thuê nhà gọi để cho bạn biết có một rò rỉ trong phòng tắm của họ, bạn có thể loại bỏ nó như là rò rỉ bạn đã nhận thức được rằng cần sửa chữa.
Tuy nhiên, nếu bạn không đặt câu hỏi về vị trí chính xác của rò rỉ và sức mạnh của dòng nước, bạn sẽ không nhận ra rằng đây không phải là rò rỉ mà bạn đã biết, nó thực sự là một ống nổ cần được sửa ngay lập tức. Vì vậy, bạn nên luôn luôn lắng nghe cẩn thận khiếu nại chính xác của người thuê nhà và yêu cầu theo dõi câu hỏi để bạn biết chính xác những gì đang xảy ra.
Bước 2: Sẵn sàng
Nếu người thuê nhà cảm thấy như thể bạn không bao giờ có mặt, họ sẽ dễ dàng thất vọng. Đây không phải là để nói rằng một người thuê nhà sẽ có thể tiếp cận với bạn 24 giờ một ngày, mỗi ngày trong tuần.
Bạn nên có giờ làm việc bình thường khi người thuê nhà có thể liên hệ với bạn, ví dụ: từ 9 giờ sáng đến 6 giờ tối vào các ngày trong tuần. Trong những giờ này, bạn nên sẵn sàng trả lời cuộc gọi điện thoại hoặc email của người thuê nhà.
Bạn nên làm cho nó được biết rằng người thuê nhà không nên liên lạc với bạn ngoài những giờ này, trừ khi nó là một trường hợp khẩn cấp. Hãy chắc chắn để có một kế hoạch khẩn cấp tại chỗ của bạn để người thuê nhà của bạn biết những gì được coi là một trường hợp khẩn cấp thực sự và những gì có thể chờ đợi cho đến giờ làm việc bình thường.
Bước 3: Giải quyết khiếu nại một cách kịp thời
Một yếu tố quan trọng khác là bạn phản ứng nhanh như thế nào với vấn đề của người thuê nhà. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của khiếu nại của họ, bạn không nhất thiết phải bỏ mọi thứ để khắc phục nó, nhưng bạn cần phải khắc phục vấn đề trong một khoảng thời gian hợp lý.
Một khóa cửa bị rò rỉ hoặc bị hỏng phải được sửa ngay lập tức, trong khi những thứ như tay nắm cửa tủ bếp bị hỏng hoặc gạch bị nứt có thể chờ một vài ngày.
Bước 4: Hiển thị mối quan tâm chính hãng
Loại bỏ mối quan tâm của người thuê nhà là một cách nhanh chóng để tạo ra sự thù địch. Bất kể bạn cảm thấy như thế nào về khiếu nại hợp lệ của họ, bạn phải luôn khiến họ cảm thấy rằng khiếu nại của họ là quan trọng và bạn sẽ làm mọi thứ trong khả năng của mình để khắc phục nó càng sớm càng tốt. Bạn muốn người thuê nhà cảm thấy rằng bạn đang ở bên họ, chứ không phải là kẻ thù độc ác của chủ nhà của họ.
Bước 5: Chuyên nghiệp
Bạn phải luôn luôn hành xử một cách chuyên nghiệp. Đây là doanh nghiệp của bạn và bạn không thể cho phép cảm xúc đánh đám mây phán đoán của bạn.
Nếu một người thuê nhà đang la hét, không bao giờ hét lên. Đừng chửi rủa. Đừng đặt mình vào nguy cơ pháp lý bằng cách đe dọa hoặc sử dụng các chiến thuật như bỏ qua các yêu cầu bảo trì hoặc không thích hợp với các tiện ích của người thuê nhà.
Đó là trách nhiệm của bạn để giữ mát của bạn mọi lúc.
Các loại khiếu nại người thuê phổ biến:
Danh sách này là không có cách nào rộng rãi liên quan đến các khiếu nại người thuê nhà của bạn có thể có, nhưng nó đại diện cho một số vấn đề phổ biến nhất chủ nhà phải đối phó với.
- Hàng xóm ồn ào
- Vấn đề bảo trì
- Vấn đề sâu bệnh
- Vấn đề thú cưng
- Tính sạch sẽ của tài sản / Người thuê nhà