Ở hầu hết các tiểu bang, đến nay số lượng lớn nhất các khiếu nại của người tiêu dùng, hình phạt hoa hồng và đình chỉ giấy phép và thu hồi có liên quan đến quản lý tài sản . Nó không phải là những người được cấp phép làm quản lý tài sản là câm.
Đó là một doanh nghiệp rất giao dịch. Trong khi một đại lý trung bình có thể thực hiện một tá giao dịch bán hàng một năm với thỏa thuận mua hàng và các tài liệu liên quan, thì người quản lý tài sản trung bình có thể thực hiện hàng trăm giao dịch nhỏ hơn.
Thực tế là chúng nhỏ hơn không làm cho các giao dịch đó ít quan trọng hơn và nó không làm giảm nguy cơ liên quan đến việc thực hiện chúng. Là người quản lý tài sản, bạn đang ký hợp đồng với chủ sở hữu để tiếp thị và thuê tài sản của họ, thu tiền thuê và chuyển tiền cho chủ sở hữu và quản lý tài sản, từ bảo trì đến thực thi quy tắc của người thuê nhà.
Khi làm điều này, bạn đang giao dịch với chủ sở hữu, người thuê nhà, công ty sửa chữa, phương tiện quảng cáo, nhà thầu và những người khác. Mỗi một trong số các giao dịch này giới thiệu một số rủi ro trong doanh nghiệp của bạn. Nó không nhất thiết phải có nhiều rủi ro trong mỗi trường hợp, nhưng nó là tích lũy.
Các chức năng tài chính là nhiều khả năng nhất để tạo ra vấn đề cho các nhà môi giới.
Chức năng tài chính bao gồm:
- chức năng tiếp thị và tài chính yêu cầu hồ sơ chi tiêu và thu nhập, cũng như hồ sơ thuế, hóa đơn quảng cáo và hơn thế nữa,
- quản lý người thuê nhà liên quan đến hồ sơ của tất cả các yêu cầu của họ, lịch sử thanh toán tiền thuê và vi phạm quy tắc và
- bảo dưỡng cơ sở và sửa chữa yêu cầu lịch bảo trì, hồ sơ sửa chữa bảo hành, và hồ sơ nhân viên nhà thầu phụ và nhân viên.
Các thành phần quản lý rủi ro là tất nhiên rất quan trọng. Một thảm họa lớn có thể đe dọa sự tồn tại của tài sản kinh tế. Các hồ sơ lưu giữ là một phần của điều này, như bất kỳ hành động pháp lý nào được thực hiện bởi những người khác có thể bị cản trở nếu có hồ sơ chi tiết bác bỏ yêu sách của họ.
Một phần của quản lý rủi ro là xác định rủi ro so với phần thưởng. Một ví dụ điển hình là bồn tắm nước nóng hoặc hồ bơi trong khuôn viên. Người quản lý tài sản và chủ sở hữu phải cân bằng giá trị của hồ bơi với những rủi ro phát sinh. Khi một rủi ro như thế này được xác định, có ba cách mà nó có thể được giải quyết:
1. Tránh - Quyết định có thể được thực hiện để loại bỏ bồn tắm nước nóng hoặc hồ bơi, vì thu nhập cho thuê thêm không đáng giá tiền bảo hiểm hoặc các rủi ro liên quan.
2. Điều khiển - Nếu bồn tắm nước nóng được giữ lại, có lẽ một khóa mã hóa và hàng rào sẽ được lắp đặt để giữ trẻ nhỏ hơn.
3. Chuyển giao rủi ro - Cách phổ biến nhất để đối phó với rủi ro là mua bảo hiểm để chuyển rủi ro cho công ty bảo hiểm.
Người quản lý tài sản thành công sẽ lập kế hoạch cho các vấn đề, lưu giữ các tệp và hồ sơ tuyệt vời của mọi hoạt động và liên tục đánh giá các chức năng này để xác định xem có cần thay đổi hay không.
Tài liệu và Email
Ở nhiều tiểu bang, bạn chỉ cần duy trì hồ sơ giao dịch trong sáu năm.
Tuy nhiên, nó được khuyến khích để giữ chúng lâu hơn, đặc biệt là nếu bạn được phép làm như vậy ở định dạng điện tử. Bạn có thể đặt cược rằng nếu bất kỳ bên nào có thể có khiếu nại, ai đó muốn kiện bạn một điều gì đó sáu năm và mười ngày trước sẽ vẫn có bản sao tài liệu của họ. Sẽ khó khăn hơn nhiều nếu bạn đã hủy bản sao của mình.
Khi nói đến email, mọi hành động của tòa án liên quan đến khoản vay được đảm bảo liên bang (có khá nhiều giao dịch nhà ở của chúng tôi), có thể buộc bạn phải tạo email liên quan đến giao dịch và liên lạc với khách hàng / khách hàng của bạn. Có rất nhiều cách và sản phẩm phần mềm để lưu các email liên quan, nhưng đọc một số bài viết ở đây về Evernote, một giải pháp vì nhiều lý do. Dưới đây là cách xử lý email bằng Evernote và lưu trữ Gmail của bạn.
Sửa đổi để phù hợp với giải pháp email của bạn.
- Thiết lập tự động chuyển tiếp trong Gmail của mọi email đến hoặc từ khách hàng / khách hàng của bạn.
- Họ đi vào một sổ ghi chép trong Evernote cho giao dịch.
- Một vài tuần sau khi đóng, kéo tất cả các email đó trong Evernote và in chúng theo thứ tự thời gian vào một tệp PDF.
Vì các tệp PDF có thể tìm kiếm được, bạn có thể nhanh chóng lấy bất kỳ email nào mà ai đó có thể muốn với từ khóa. Nó hoạt động khá tốt.