Hồ sơ doanh nghiệp là những hồ sơ mà một công ty Hoa Kỳ cần lưu giữ để cho thấy rằng nó hoạt động theo cách thức được yêu cầu bởi Sở Thuế vụ và các luật của tiểu bang mà doanh nghiệp được thành lập (được hình thành như một thực thể kinh doanh của công ty).
Tại sao hồ sơ doanh nghiệp cần thiết?
Hồ sơ công ty là cần thiết để cho thấy rằng công ty hoạt động một cách thích hợp theo yêu cầu của Sở Thuế vụ, để cho thấy rằng công ty là một thực thể riêng biệt và để duy trì lá chắn công ty từ trách nhiệm pháp lý.
Sách hồ sơ công ty là gì?
Một số tập đoàn có hồ sơ công ty "sách" bao gồm tất cả các tài liệu cần thiết. Trong các trường hợp khác, hồ sơ công ty được lưu trữ trực tuyến hoặc trong một tủ hồ sơ. Các hồ sơ nên ở một nơi và có sẵn nếu Sở Thuế vụ kiểm toán công ty của bạn.
Bạn cũng có thể lưu giữ hồ sơ công ty của bạn "trong đám mây", nhưng những hồ sơ này có thể bao gồm thông tin bí mật và quy trình độc quyền, vì vậy hãy đảm bảo máy chủ của bạn được bảo mật. Susan Ward, Chuyên gia Doanh nghiệp nhỏ-Canada, có một bài viết tuyệt vời về quản lý tài liệu có thể giúp bạn với dự án này.
Bản ghi công ty được tạo ra như thế nào? Ai giữ hồ sơ công ty?
Hồ sơ doanh nghiệp được tạo ra bởi ban giám đốc của công ty bạn. Hội đồng quản trị tạo ra các tài liệu như các bài báo của công ty bạn về kết hợp và báo cáo hàng năm. Hội đồng quản trị cũng tạo và chỉnh sửa các tài liệu như chuyển động và biên bản trong suốt cuộc họp hội đồng quản trị.
Thư ký công ty thường được chỉ định để lưu giữ tất cả hồ sơ của công ty. Tất nhiên, tất cả hồ sơ phải được ký, và mọi hành động được thực hiện đều phải có tài liệu. Nếu công ty có cổ phần của cổ phiếu, thư ký công ty (thường là văn phòng của cá nhân này) theo dõi hồ sơ sở hữu cổ phiếu.
Thư ký công ty cũng kêu gọi các cuộc họp tại mỗi hội đồng quản trị, lưu ý các thành viên hội đồng quản trị có mặt và vắng mặt.
Giữ một bản ghi các quyết định của hội đồng quản trị
Ban doanh nghiệp phê duyệt các chính sách và nghị quyết chung (các quyết định) và họ không tham gia vào việc ra quyết định hàng ngày của doanh nghiệp. Một trong những hoạt động quan trọng nhất của hội đồng quản trị doanh nghiệp là đưa ra các giải pháp. Nghị quyết về cơ bản là các văn bản ghi lại các quyết định của hội đồng quản trị. Nghị quyết của công ty có thể được thực hiện trên nhiều vấn đề, bao gồm:
- Hồ sơ giao dịch chính của tập đoàn
- Phê duyệt hợp đồng
- Hồ sơ bán hoặc mua bất động sản (đất và tòa nhà)
- Thuê hoặc sa thải một số lượng lớn nhân viên
- Mở rộng sang một thị trường mới hoặc một vị trí mới
Tất cả những quyết định này, và nhiều hơn nữa, phải được ghi lại.
Những hồ sơ khác nên được bao gồm?
- Bài viết của bạn về Incorporation và bất kỳ bài viết sửa đổi tài liệu này. Những bài viết này được nộp với tiểu bang của bạn, nhưng bạn vẫn cần một bản sao của bản gốc và tất cả các thay đổi.
- Corporate Bylaws . Các luật pháp là các nguyên tắc hướng dẫn điều chỉnh công việc của ban giám đốc công ty. Các luật pháp bao gồm các nhiệm vụ của nhân viên công ty , thông tin về cuộc họp thường niên, và cách thức mà hội đồng quản trị đặt ra chính sách và phiếu bầu.
- Biên bản họp tất cả các cổ đông và giám đốc, kể cả cuộc họp thường niên
- Báo cáo thường niên
- Một cổ phiếu đăng ký để theo dõi các giao dịch cổ phiếu và quyền sở hữu cổ phiếu.
- Nghị quyết về thuế và kinh doanh của công ty
- Thuê và quyết định cuộc hẹn
- Giám đốc Xung đột quyền lợi giải quyết
- Nghị quyết cho các khoản cho vay và của Tổng công ty
- Các quyết định liên quan đến quyền lợi của nhân viên và kế hoạch nghỉ hưu
- Tỷ lệ cổ tức bằng cổ phiếu
Tuân thủ luật pháp tiểu bang trong việc lập hồ sơ và giữ hồ sơ của bạn
Khi bạn thành lập công ty của bạn, bạn sẽ cần phải kiểm tra với nhà nước của bạn để chắc chắn rằng bạn đang làm theo hướng dẫn của tiểu bang để tổ chức và điều hành công ty của bạn. Tất cả các tiểu bang đều có các quy định cụ thể về quản trị doanh nghiệp. Kiểm tra với thư ký tiểu bang của tiểu bang của bạn hoặc với luật sư của bạn để biết thêm thông tin.