Tham ô là gì?
Tham ô là hành vi trộm cắp hoặc malfeasance (hành động xấu) của nhân viên hoặc người khác đáng tin cậy trong một doanh nghiệp.
Hầu hết các hành vi tham ô liên quan đến hành vi trộm cắp hoặc chuyển giao quỹ của công ty cho nhân viên.
Gian lận nhân viên một khoản tiền kinh doanh đáng kể
Theo một báo cáo năm 2012 từ Hiệp hội Giám định Gian lận được chứng nhận (ACFE), "doanh nghiệp tiêu biểu của Mỹ mất 7% doanh thu hàng năm của mình để gian lận nhân viên" và các doanh nghiệp nhỏ có nhiều trường hợp nhất và tổn thất cao nhất.
Phát hiện gian lận của nhân viên và tham ô
ACFE nói rằng hầu hết các nhân viên có hành vi gian lận hoặc tham ô trưng bày các dấu hiệu như sống ngoài khả năng của họ, gặp khó khăn về tài chính, có mối quan hệ bất thường với các nhà cung cấp và có vấn đề kiểm soát quá mức. Nếu bạn cảnh giác và cảnh giác, bạn có thể phát hiện và ngăn chặn những tổn thất kinh doanh này. Đây là giải pháp hai phần:
Hãy cảnh giác: Hãy tìm những dấu hiệu cảnh báo này
Giữ cho đôi mắt của bạn mở ra cho những dấu hiệu cảnh báo của gian lận nhân viên hoặc tham ô:
- Một nhân viên từ chối đi nghỉ (sợ rằng hành vi trộm cắp sẽ được phát hiện bằng cách thay thế)
- Một nhân viên liên tục làm việc thêm giờ
- Một nhân viên muốn đi làm về nhà
- Chi tiêu cá nhân quá mức (xe ô tô mới, chuyến đi) của một nhân viên có thu nhập không thể hỗ trợ những khoản chênh lệch này. Nhân viên có thể bán lại các mặt hàng hoặc chỉ tận hưởng "cuộc sống tốt đẹp" với chi phí của bạn
- Tiền mặt nhỏ biến mất quá nhanh
- Chi phí lộng lẫy cho việc đi lại của nhân viên
- Nhân viên có quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp. Theo dõi các nhân viên thường ăn trưa với các nhà cung cấp hoặc những người có liên quan đến các nhà thầu độc lập làm việc cho doanh nghiệp của bạn.
- Nhanh chóng biến mất vật tư văn phòng. Nếu có vẻ như bạn đang chi tiêu nhiều hơn và nhiều hơn nữa vào các mặt hàng văn phòng, họ có thể về nhà với nhân viên.
Nhận thức được các dấu hiệu có thể giúp bạn biết nơi tập trung điều tra của mình.
Ngăn chặn trộm cắp nhân viên và tham ô
Biết các dấu hiệu mất mát của nhân viên là không đủ. Bạn phải có khả năng tìm hiểu cụ thể liệu nhân viên có đang làm hay không. Dưới đây là một số kiểm soát nội bộ (kỹ thuật quản lý kế toán), bạn có thể viện để tìm hiểu những gì đang xảy ra:
- Gửi tiền hàng ngày và hòa giải hàng tháng . Để lại tiền mặt ngồi xung quanh là quá hấp dẫn đối với một số nhân viên, và đối chiếu các báo cáo ngân hàng mỗi tháng giúp bạn bắt bất thường sớm hơn là sau này.
- Tách nhiệm vụ tài chính của người lao động. Ví dụ: nhân viên viết séc không được là nhân viên điều chỉnh bảng sao kê ngân hàng.
- Theo dõi tiền mặt nhỏ . Số tiền trong một ngăn kéo tiền mặt có thể chứng minh quá hấp dẫn đối với một số nhân viên. Yêu cầu tất cả các giao dịch tiền mặt nhỏ có một phiếu tiền mặt nhỏ hoặc đăng nhập để hỗ trợ chúng, và yêu cầu hai chữ ký trên séc tiền nạp tiền nhỏ.
- MBWA (Quản lý bởi Đi bộ xung quanh). Hãy cho nhân viên biết bạn đang theo dõi mọi thứ xung quanh công ty. Không được vào tủ khóa của nhân viên hoặc bàn làm việc hoặc đồ dùng cá nhân, chỉ cần thận trọng với những thay đổi hoặc hoạt động bất thường. Thật đáng ngạc nhiên khi mọi người sẽ toe toét như thế nào khi họ biết ai đó quan tâm đủ để xem.
- Kiểm tra để đảm bảo rằng chi phí đi lại được hỗ trợ bởi các thủ tục giấy tờ thích hợp và rằng họ đang xếp hàng. Ví dụ: kiểm tra hóa đơn khách sạn để đảm bảo bạn không thanh toán cho phim hoặc dịch vụ mát-xa.
Truyền đạt thông điệp của bạn về sự trung thực của nhân viên
Từ ngày làm việc đầu tiên, nhân viên nên biết rằng bạn yêu cầu họ, phải trung thực. Một nhân viên mới sẽ thuận tiện quên những gì bạn nói với họ, nhưng nếu họ phải đọc và ký tên vào sổ tay nhân viên hoặc chính sách và hướng dẫn thủ tục, họ không có lý do không biết những gì cần thiết.
Giữ sổ tay nhân viên của bạn được cập nhật và bao gồm thông tin về kỳ vọng của bạn và điều gì sẽ xảy ra nếu họ không trung thực.
Truy tố nhanh chóng
Các loại thực thi pháp luật sẽ cho bạn biết rằng việc ngăn chặn tội phạm lớn nhất là khả năng bị bắt và truy tố. Bắt nhân viên ăn cắp hoặc tham ô là không đủ; bạn phải chuẩn bị để truy tố. Được khoan dung bởi vì một nhân viên "chỉ làm điều đó bởi vì cô ấy cần tiền" sẽ không giữ cho cô hay những người khác ăn cắp từ doanh nghiệp của bạn.
Tham khảo ý kiến luật sư tuyển dụng
Trước khi điều gì đó xảy ra, hãy dành thời gian nói chuyện với một luật sư về việc làm, một người quen thuộc với luật lao động và cách giải quyết các vấn đề của nhân viên. Tìm hiểu quyền lợi của bạn với tư cách là chủ nhân, cách đối phó với hành vi trộm cắp hoặc tham ô bị nghi ngờ, cách giao tiếp về vấn đề này với báo chí và các nhân viên khác, và cách truy tố nhân viên.
Nếu bạn nghi ngờ một nhân viên đang trộm cắp bạn hoặc tham ô, cuộc gọi đầu tiên của bạn phải là luật sư, nhưng tốt hơn nhiều nếu bạn có mối quan hệ với ai đó và bạn biết các khái quát chung về hành vi trộm cắp và tham ô của nhân viên.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm Thông tin trong bài viết này và trên trang web hướng dẫn này là dành cho mục đích thông tin chung và không nhằm mục đích tư vấn pháp lý hoặc thuế. Mọi tình huống đều khác nhau; trước khi bạn thực hiện bất kỳ hành động nào đối với nhân viên, hãy tham khảo luật sư.