Trong những năm gần đây, nhiều công ty đã trải qua kinh nghiệm trở thành chứng chỉ ISO 9000. Đôi khi điều này có thể là một quá trình lâu dài và tốn kém, nhưng các doanh nghiệp sẵn sàng đi qua chứng nhận cho những lợi ích mà nó mang lại. Tuy nhiên, mỗi công ty là duy nhất và quản lý nên cẩn thận xem xét những lý do tại sao họ muốn trở thành chứng nhận ISO 9000 và những lợi ích cho doanh nghiệp sẽ được.
Chứng chỉ ISO 9000 được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1987 dựa trên loạt tiêu chuẩn BS 5750 do Viện Tiêu chuẩn Anh (BSI) giới thiệu vào những năm 1970. Tính đến năm 2009, tổ chức ISO ước tính rằng hơn một triệu công ty đã được chứng nhận ISO 9000, với một phần tư trong số đó là từ Trung Quốc.
Trong những năm 1990, các công ty đã thực hiện chứng chỉ ISO 9000 vì những lý do có thể không có lợi cho doanh nghiệp của họ. Sự vội vã để trở thành chứng chỉ ISO 9000 đã được thúc đẩy trong một số khía cạnh bởi không muốn trở thành công ty duy nhất không được chứng nhận. Các công ty đã thực hiện chứng nhận bởi vì đối thủ cạnh tranh của họ không phải vì doanh nghiệp của họ sẽ cải thiện. Trong môi trường kinh tế hiện nay, các công ty đang xem xét cẩn thận liệu chứng nhận ISO 9000 có phải là thứ họ sẽ được hưởng lợi hay không. Lý do chứng nhận cần được cân nhắc so với chứng nhận quyền lợi sẽ mang lại.
Lý do chính mà một công ty sẽ xem xét chứng nhận ISO 9000 là yêu cầu của một trong những khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của họ.
Nếu một khách hàng lớn của công ty yêu cầu tất cả các nhà cung cấp của họ phải được chứng nhận thì rõ ràng là họ sẽ quan tâm tốt nhất để theo đuổi chứng chỉ ISO 9000. Đây cũng là trường hợp là một khách hàng tiềm năng có cùng yêu cầu.
Một lý do quan trọng khác tại sao một công ty nên xem xét chứng nhận ISO 9000 là nó có thể nâng cao hiệu quả của công ty.
Chứng chỉ ISO 9000 có thể giúp một công ty sắp xếp hợp lý và đặt hàng các quy trình của nó, điều này sẽ làm cho một công ty hiệu quả hơn.
Để một công ty được chứng nhận ISO 9000, có một số hoạt động phải được thực hiện bất kể quy mô hoặc loại hình công ty. Việc đầu tiên và quan trọng nhất trong các hoạt động này là phải có cam kết quản lý cấp cao . Nếu không có các nhà quản lý cấp cao lái xe quá trình, chứng nhận ISO 9000 là khó khăn để đạt được. Cam kết này không chỉ có mặt khi bắt đầu quá trình chứng nhận, mà ở mỗi bước, đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ dưới hình thức một ban chỉ đạo. Nhiều công ty đã thất bại trong quá trình chứng nhận do thiếu sự hỗ trợ của quản lý hàng đầu.
Khi ban lãnh đạo đã cam kết với quy trình chứng nhận thì điều quan trọng là phải đào tạo nhân viên của công ty về quy trình ISO 9000. Từ đó nhân viên chủ chốt có thể được lựa chọn và đào tạo để trở thành kiểm toán nội bộ của công ty cho quá trình chứng nhận.
Bước tiếp theo là chuẩn bị sách hướng dẫn chính sách chất lượng cho công ty. Sách hướng dẫn này phải phản ánh các yếu tố của các yêu cầu ISO 9000 áp dụng cho công ty. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các yêu cầu được hiểu đầy đủ trước khi hướng dẫn chính sách chất lượng được phát triển.
Sổ tay chính sách chất lượng nên bao gồm các quy trình vận hành xác định các chức năng trong công ty và nhân viên chịu trách nhiệm cho các chức năng đó. Sổ tay chính sách chất lượng sau đó được kiểm toán bởi công ty kiểm toán nội bộ được chỉ định của công ty để tuân thủ các quy định của ISO 9000. Nếu kiểm toán tìm thấy bất kỳ vấn đề nào thì hành động khắc phục có thể được lên lịch và sửa đổi đối với các thủ tục. Khi kiểm toán nội bộ đã phát hiện ra rằng không còn bất kỳ hành động khắc phục nào được yêu cầu, công ty có thể chọn tổ chức đăng ký ISO hoặc cơ quan chứng nhận. Việc lựa chọn nhà đăng ký là rất quan trọng để giảm chi phí của việc kiểm tra chứng chỉ bên ngoài ISO 9000. Nhà đăng ký có các chi phí khác nhau và bạn nên chọn công ty đăng ký dựa trên nhu cầu của công ty. Đôi khi không cần thiết phải thuê nhà đăng ký lớn nhất hoặc đắt nhất khi một công ty đăng ký địa phương đủ.
Khi một công ty thuê một công ty đăng ký, công ty sẽ thường bao gồm kiểm toán đăng ký và kiểm tra giám sát. Kiểm toán Đăng ký là kiểm toán ban đầu sẽ được thực hiện để xem liệu một công ty có đạt được đăng ký hay không. Một công ty sẽ đồng ý với quy trình kiểm toán với công ty đăng ký tên miền. Đánh giá trước khi đánh giá được thực hiện và bất kỳ hành động khắc phục nào được thực hiện. Một khi không có nhiều hành động khắc phục, kiểm toán đăng ký có thể được thực hiện. Nếu kiểm toán đăng ký không gắn cờ bất kỳ hành động khắc phục nào, việc đăng ký ISO hoàn tất. Sau khi một công ty đăng ký, công ty đăng ký sẽ trở lại khoảng sáu tháng một lần để xem liệu công ty có duy trì hệ thống của mình và tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn hay không.