Cách thực hành kỹ thuật gửi thư của bạn
Đúng là thư trực tiếp là tốn kém. Hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận lớn đầu tư vào nhân viên, chuyên gia tư vấn và công nghệ đắt tiền để rút ra những thư trực tiếp phức tạp và tinh vi của họ. Nó không phải là một cái gì đó xảy ra một cách nhanh chóng hoặc dễ dàng.
Tuy nhiên, việc huy động vốn thông qua các trang web và email là hoàn hảo và một tổ chức phi lợi nhuận không thể tiếp cận tất cả mọi người theo cách đó.
Hầu hết các hoạt động từ thiện vẫn là từ thiện sổ séc .
Tuy nhiên, trước khi một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ hoặc khởi nghiệp tham gia gây quỹ trực tiếp, cần thiết lập một số thủ tục cơ bản và gửi thư thông thường. Gọi nó là một khởi động cho những điều lớn hơn.
Các chuyên gia trong thư trực tiếp đề xuất các hành động sau cho một tổ chức phi lợi nhuận chỉ mới bắt đầu gây quỹ:
Người bạn thân nhất của bạn: Bản tin định kỳ.
Phát triển và gửi thư một bản tin vài lần trong năm. Có bằng chứng đáng kể rằng một bản tin được gửi qua bưu điện có hiệu quả hơn nhiều trong việc huy động vốn hơn các bản tin được gửi qua email. Vì vậy, hãy đầu tư vào một bản tin được gửi qua thư trước khi chuyển sang trực tuyến.
Luôn luôn bao gồm một lời mời quyên góp trong mỗi bản tin (đây có thể là một biểu ngữ trên dưới cùng của mỗi trang hoặc một hộp trên trang đầu tiên), và kèm theo một phong bì trở lại (điều này có thể được tipped in bởi máy in).
Một tổ chức từ thiện nhỏ gần đây đã gửi thư gây quỹ hàng năm của họ với một bản tin, thay vì gửi thư riêng cho họ.
Mọi người thích đọc bản tin, và chiến thuật này có thể làm tăng độc giả của kháng cáo gây quỹ.
Làm cho các bài viết bản tin của bạn về những gì quà tặng của nhà tài trợ đã giúp tổ chức của bạn hoàn thành. Làm cho nó trở thành nhà tài trợ trung tâm bằng cách bỏ qua lá thư từ Giám đốc điều hành và bất kỳ câu đố tổ chức nào khác.
Viết những câu chuyện về những người bạn phục vụ rất tốt với sự giúp đỡ của các nhà tài trợ.
Nếu bạn có một trang web (và bạn nên) với một cách để mọi người quyên góp trực tuyến, hãy bao gồm thông tin đó trong bản tin. Nhiều người thích đọc một bản tin in hoặc một thư trực tiếp kháng cáo bây giờ đi trực tuyến để thực sự làm cho sự đóng góp của họ. Giúp họ dễ dàng vượt qua các kênh theo cách này.
Bản tin là một phương pháp cố gắng và thực sự để truyền bá thông tin về tổ chức phi lợi nhuận của bạn, xây dựng danh sách bạn bè của bạn và khuyến khích quyên góp.
Nail Nghệ thuật của Thư Cảm ơn
Mỗi khi bạn nhận được khoản đóng góp, ngay cả khi không được yêu cầu, hãy gửi lời cảm ơn cá nhân cho bạn .
Lá thư không nên là một lá thư mẫu. Thay vào đó, nó nên được cá nhân hóa cho nhà tài trợ cụ thể và tham khảo những đóng góp cụ thể của họ sẽ làm. Yêu cầu chủ tịch hội đồng quản trị, hoặc Giám đốc điều hành của tổ chức của bạn ký tên vào lá thư.
Các chuyên gia không đồng ý về việc có hay không bao gồm một phong bì gửi lại với lá thư đó, nhưng nếu bạn không yêu cầu đóng góp khác trong thư của bạn. Hãy để phong bì trả lời chỉ là một dấu hiệu tinh tế. Bạn có thể ngạc nhiên bởi số lượng người đóng góp sẽ gửi một khoản đóng góp khác sớm hoặc muộn hơn.
Ngay cả khi nhà tài trợ thực sự quyên góp thông qua trang web của bạn, hãy đảm bảo email của bạn cảm ơn bạn là một trang web tốt, và cũng xem xét việc gửi thư cũng cảm ơn bạn .
Thực hiện Yêu cầu IRS, Giúp nhà tài trợ và Tăng dòng dưới cùng của bạn
Vào đầu mỗi năm mới, gửi một lá thư vừa là biên nhận cho mục đích thuế và một lá thư cảm ơn chân thành bày tỏ lòng biết ơn đối với sự hỗ trợ của nhà tài trợ trong năm trước.
IRS yêu cầu một nhà tài trợ có bằng chứng rằng khoản đóng góp từ $ 250 trở lên là từ thiện (được trao cho tổ chức từ thiện 501 (c) (3) ). Gửi thư này ngay cả cho các nhà tài trợ ít hơn $ 250. Nó sẽ là một kỷ lục chào mừng của món quà và một cơ hội khác để nhắc nhở các nhà tài trợ của tổ chức của bạn. Kiểm tra các yêu cầu cho một lá thư như vậy.
Đảm bảo rằng bạn vượt trội trong những nhiệm vụ này sẽ chuẩn bị cho tổ chức của bạn gây quỹ trực tiếp trong tương lai, chẳng hạn như một chiến dịch gây quỹ hàng năm . Bạn sẽ phát triển một danh sách gửi thư tốt và đưa vào vị trí kỷ luật, thiện chí và hệ thống sẽ trở thành cơ sở hạ tầng cho việc gây quỹ trong tương lai.