Đảm bảo sự kiện gây quỹ của bạn kiếm được nhiều tiền hơn chi phí
Tuy nhiên, đừng lo lắng - chúng tôi đã tập hợp lại tám sai lầm hàng đầu mà hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận thực hiện, những loại sai lầm dẫn đến thua lỗ hơn là lợi nhuận. Chúng tôi sẽ đề cập đến những lỗi này và cung cấp cho bạn lời khuyên hữu ích về cách chống lại từng lỗi.
Bây giờ, chúng ta hãy bắt đầu kinh doanh và đưa ra các giải pháp cho từng thất bại sau:
Chờ đợi quá lâu để bắt đầu lập kế hoạch
Sai lầm đầu tiên là một sai lầm tân binh. Nó rất dễ làm. Và dễ dàng để tránh. Hãy Trung thực. Chúng ta đều có mặt ở đó; chúng tôi đã đánh giá quá cao khả năng của mình và đánh giá thấp những khó khăn của sự kiện và những thách thức tiềm ẩn. Vì vậy, chúng tôi đã chờ đợi cho đến khi nó chỉ là một vài tháng trước khi chúng tôi lý tưởng muốn tổ chức một sự kiện để ném một cái gì đó với nhau.
Chờ cho đến phút cuối không có lợi cho ai, ít nhất là tất cả tổ chức của bạn
Làm thế nào để bạn quyết định thời điểm thích hợp để bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện? Nó bắt đầu với việc xác định mục tiêu gây quỹ của bạn. Trước tiên, bạn phải tự hỏi, "Chúng tôi hy vọng sẽ đạt được gì với sự kiện này?"
Câu trả lời sẽ cung cấp cho bạn phạm vi cho sự kiện gây quỹ của bạn. Nếu bạn đặt mục tiêu tăng hàng ngàn đô la cho một dự án cụ thể, bạn biết rằng bạn sẽ phải bỏ ra nhiều giờ hơn để chuẩn bị cho nó.
Tuy nhiên, nếu bạn không có mục tiêu cụ thể, bạn có thể muốn xác định mục tiêu trước khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện của mình.
Cuối cùng, mục tiêu của bạn là gì sẽ củng cố phần còn lại của các quyết định của bạn
Khi bạn đã xác định được mục tiêu và xác định phạm vi sự kiện của mình, bạn có thể bắt đầu nghiên cứu lượng thời gian mà mỗi loại sự kiện có thể thực hiện (lập kế hoạch đấu giá im lặng chẳng hạn, có thể mất từ 9-12 tháng!).
Không có quy tắc cứng nhắc và nhanh chóng, thật không may, khi nói đến việc chọn thời gian để bắt đầu lập kế hoạch. Tuy nhiên, bạn càng dành nhiều thời gian cho bản thân, bạn càng phải thở và sửa chữa bất kỳ ổ gà nào mà bạn gặp phải trên đường đi.
Sửa lỗi đơn giản
Hãy dành ít nhất 6-12 tháng để lên kế hoạch cho bất kỳ sự kiện gây quỹ nào. Khi nghi ngờ, tốt hơn là cho phép nhiều thời gian hơn bạn nghĩ bạn sẽ cần.
Không chọn chủ đề cho buổi gây quỹ
Cuối cùng, một chủ đề đơn giản là một ý tưởng thống nhất. Đó là những gì mang lại tất cả những nỗ lực của bạn với nhau dưới cùng một chiếc ô. Hầu hết mọi người coi một chủ đề là một cái gì đó dọc theo dòng "Dưới biển" hoặc "Đêm Casino Las Vegas." Trong sự thật, đó là những chủ đề tuyệt vời. Tuy nhiên, chúng không phải là ý tưởng tốt nhất có thể cho mục đích của bạn.
Nếu bạn muốn tăng tiền từ các nhà tài trợ, chủ đề của bạn đã đến từ một nơi trung thực. Nó phải có một số ý nghĩa đằng sau nó
Điều đó đang được nói, một chủ đề truyền thống có thể được làm lại để đáp ứng các tiêu chí đó. Ví dụ: giả sử năm nay là năm bạn dự định phát triển đáng kể. Bạn muốn truyền đạt điều này cho những người tham dự sự kiện của bạn. Nhưng bằng cách nào? Với một chủ đề thú vị, tất nhiên!
Hãy tưởng tượng điều này: một không gian tổ chức sự kiện ăn tối gây quỹ mà cảm thấy giống như một khu rừng thật sự, đầy cây cối và động vật hoang dã, và tốt nhất của tất cả, khả năng.
Bạn đoán nó! Chủ đề là "Phát triển với chúng tôi".
Các chủ đề tốt nhất là Ones rằng đôi như thú vị và tư tưởng-Provoking
Hãy nhớ rằng, chủ đề bạn chọn sẽ gửi một thông điệp tiềm thức đến những người tham dự của bạn, vì vậy hãy chọn một cách khôn ngoan!
Việc sửa chữa đơn giản: Bất kể bạn đang lập kế hoạch gây quỹ nào, nó không bao giờ làm gia tăng nó với một chủ đề thú vị. Chọn một chủ đề hấp dẫn, có ý nghĩa và chạy với nó!
Có hàng chục ý tưởng sự kiện và chủ đề cần xem xét.
Sản phẩm mang nhãn hiệu hàng đầu tại sự kiện của bạn
Có thể dễ dàng loại bỏ sản phẩm như một phần của sự kiện gây quỹ của bạn. Họ có vẻ như một chi phí thêm mà không có rất nhiều lợi ích bổ sung. Lợi tức đầu tư (ROI) trên các sản phẩm gây quỹ là thiên văn.
Nếu bạn nghĩ về nó, có một sản phẩm mang nhãn hiệu mà những người tham dự sự kiện của bạn có thể mặc hoặc nhấm nháp trong vài năm tới là hầu như vô giá.
Đó là quảng cáo của các nhà tài trợ của bạn!
Hơn nữa, những người tham gia sự kiện của bạn có thể mặc áo sơ mi hoặc đồ uống từ chai nước với tên tổ chức của bạn được hiển thị nổi bật trên đó (cộng với tên của nhà tài trợ) trong nhiều năm tới. Nếu họ sử dụng sản phẩm đó trong năm năm, số tiền đó sẽ vô số cơ hội quảng cáo.
Hàng trăm người bạn, thành viên trong gia đình và người quen có thể đọc tin nhắn trên chiếc áo sơ mi hoặc chai nước đó và hỏi, “Tổ chức đó là gì?” Với bất kỳ may mắn nào, nó sẽ khơi dậy sở thích của họ, và những người bạn và thành viên gia đình đó sẽ xem xét liên quan đến tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
Bạn có thể suy nghĩ, "Thế còn overstock thì sao? Chúng ta phải làm gì với tất cả những thứ mà chúng ta đã đặt mua? ”Sau cùng thì, một chiếc áo phông cần được đặt theo nhiều kích cỡ.
Tuy nhiên, huy động vốn từ cộng đồng cho các sản phẩm của bạn sẽ giải quyết được vấn đề overstock (và kích thước). Trong trường hợp áo phông, mỗi người tham gia có thể chọn kích thước, kiểu dáng và màu sắc của họ trước thời hạn. Bằng cách đó, bạn không bao giờ có bất kỳ tính năng bổ sung nào nằm xung quanh và mọi người đều nhận được chính xác những gì họ muốn.
Thông qua nền tảng huy động vốn từ cộng đồng, mỗi người tham dự có thể chọn mục khuyến mại mà họ muốn, đặt hàng và sản phẩm đó sẽ được chuyển trực tiếp đến họ.
Sửa lỗi đơn giản: Nếu bạn chưa sửa, hãy đảm bảo rằng bạn bao gồm các sản phẩm có thương hiệu trong chiến lược sự kiện của mình. Gây quỹ cho sản phẩm không chỉ là áo thun tuyệt vời. Có hàng tá ý tưởng sản phẩm để bạn lựa chọn.
Lầm bầm với sự bảo trợ
Không có gì bí mật: đằng sau những sự kiện gây quỹ quan trọng nhất có ít nhất một nhà tài trợ lớn. Vấn đề mà nhiều tổ chức phi lợi nhuận gặp phải là thiết lập yêu cầu ban đầu đó. Thật là khó khăn khi yêu cầu một doanh nghiệp tài trợ cho một sự kiện, cũng giống như nó là xấu hổ khi yêu cầu bất cứ ai để kiếm tiền. Nó không đến một cách tự nhiên.
S tài trợ không phải là tiền không có gì; họ là một thỏa thuận hợp tác. Bạn có điều gì đó mà mọi doanh nghiệp có ý thức thị trường đều muốn. Bạn có một lý do xứng đáng.
Nghiên cứu thị trường đã chỉ ra rằng hơn 70% người dân sẽ chuyển đổi thương hiệu thành một doanh nghiệp hỗ trợ một nguyên nhân tốt. Hơn nữa, đa số mọi người cũng rất muốn giới thiệu bất kỳ sản phẩm hoặc công ty nào liên kết với một tổ chức phi lợi nhuận có uy tín.
Vì vậy, tại sao nó khó khăn như vậy để làm cho yêu cầu? Nó đi xuống để thiếu nghiên cứu. Để thực hiện yêu cầu tốt nhất, bạn phải biết những gì bạn đang nói về, người mà bạn đang nói chuyện, và chính xác những gì bạn cung cấp.
Bước đầu tiên là để phạm vi ra bất kỳ kết nối bạn có thể có trong kinh doanh. Có ai đó bên trong sẽ giúp làm rõ mục tiêu của công ty là gì.
Nếu bạn chưa có bất kỳ kết nối bên trong nào, đừng lo lắng. Bạn luôn có thể liên hệ với ai đó và bắt đầu cuộc trò chuyện thân mật. Một cuộc phỏng vấn thông tin, nếu bạn muốn.
Mục tiêu tiếp theo là tìm hiểu mục tiêu tiếp thị của các nhà tài trợ tiềm năng của bạn là gì. Họ muốn gì từ một tổ chức phi lợi nhuận như của bạn? Nó có tiếp xúc với khán giả của bạn không? Ngoài ra, nó là nhiều hơn về liên kết với một nguyên nhân tốt?
Một khi bạn biết tất cả điều đó, bạn có thể xác định những gì bạn có để thương mại cho tài trợ của họ. Có tất cả những thông tin đó trên tay ngăn chặn dò dẫm câu hỏi
Hơn nữa, vào cuối ngày, một nhà tài trợ tiềm năng là viết tắt của lợi ích giống như nhiều từ quan hệ đối tác như tổ chức của bạn.
Việc sửa chữa đơn giản: Tiến hành nghiên cứu phong phú trước thời hạn để đảm bảo rằng bạn biết chính xác những gì cần yêu cầu từ các nhà tài trợ tiềm năng của bạn - và những gì để cung cấp cho họ đổi lại.
Chọn không phân đoạn cơ sở dữ liệu của bạn
Khi bạn đang tạo danh sách khách mời tham dự sự kiện của mình (và kiểm tra nó hai lần), bạn có thể tự hỏi, "Ai có khả năng nhất để tặng một món quà quan trọng sau sự kiện này?" Đó là một câu hỏi tuyệt vời!
Tuy nhiên, nếu bạn chỉ dừng lại ở suy nghĩ, bạn có thể bỏ lỡ một số cơ hội tuyệt vời để trả lời câu hỏi của bạn. Hành động đúng đắn là tìm hiểu thêm về những người ủng hộ bạn và sau đó phân đoạn cơ sở dữ liệu của bạn cho phù hợp. Bạn có thể đạt được bước đầu tiên bằng cách tiến hành nghiên cứu khách hàng tiềm năng.
Có một số phương pháp bạn có thể thực hiện để sàng lọc và đánh giá các nhà tài trợ của mình. Bạn có thể tự làm và cố gắng thu thập thông tin từ internet.
Hoặc bạn có thể thuê một nhà nghiên cứu khách hàng tiềm năng hoặc một nhà tư vấn. Bạn cũng có thể gửi danh sách nhà tài trợ của mình cho một công ty sàng lọc nghiên cứu khách hàng tiềm năng.
Trong mọi trường hợp, hãy để thông tin bạn thu thập từ nghiên cứu của bạn thông báo cho các quyết định phân đoạn của bạn. Ví dụ, giả sử bạn tiến hành một số nghiên cứu khách hàng tiềm năng và thấy rằng bạn có một vài nhà tài trợ sẽ là ứng cử viên xuất sắc cho những món quà lớn.
Bạn sẽ muốn phân đoạn cơ sở dữ liệu của mình để nhấn mạnh rằng những nhà tài trợ này có thể đóng góp đáng kể cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Có kiến thức đó cũng có thể thông báo cách bạn sắp xếp biểu đồ chỗ ngồi của sự kiện gây quỹ của bạn.
Ngoài ra, nó có thể ảnh hưởng đến cách bạn tiếp cận với những người tham dự cá nhân. Một số người tham gia có thể sẽ cần phải liên lạc cá nhân hơn (gọi điện thoại thay vì email) để mời họ tham dự sự kiện của bạn.
Nếu không có nghiên cứu đó và tách các nhà tài trợ của bạn thành các loại có ý nghĩa, bạn có thể đã tiêu tốn quá nhiều năng lượng cho những người tham dự không có khả năng cung cấp. Tệ hơn nữa, bạn có thể đã bỏ qua những người ủng hộ quan trọng! May mắn thay, bây giờ bạn biết tầm quan trọng của việc đào một chút trước thời hạn.
Việc sửa lỗi đơn giản: Tiến hành nghiên cứu khách hàng tiềm năng trên những người tham dự sự kiện của bạn và phân đoạn cơ sở dữ liệu của bạn trước sự kiện, vì vậy bạn không bao giờ bỏ lỡ cơ hội để quản lý một nhà tài trợ tiềm năng lớn.
Làm cho người tham dự sự kiện gây quỹ chờ
Đây là một sai lầm tân binh khác, thật không may, nhiều tổ chức phi lợi nhuận thực hiện khi họ đang thiết lập một sự kiện gây quỹ.
Như họ nói, "Bạn mất một ngàn đô la mỗi phút qua 9 giờ chiều." Đó là, gửi khách của bạn về nhà sớm hơn là sau này.
Những người tham dự sự kiện gây quỹ không muốn bị giam giữ mãi mãi. Họ có cuộc sống và trẻ em và công ăn việc làm, và họ không muốn dành sáu giờ trong sự kiện của bạn, bất kể nó tuyệt vời như thế nào.
Thật ra, những người ủng hộ bạn yêu thích tổ chức của bạn. Họ sẽ không xuất hiện tại buổi gây quỹ của bạn hoặc tìm cách quyên góp cho mục đích của bạn. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn có thể giữ sự chú ý của họ mãi mãi.
Chắc chắn, có rất nhiều cách để thêm gia vị cho sự kiện gây quỹ tiếp theo của bạn, nhưng ngay cả "sự kiện chính" hấp dẫn nhất không thể biện minh cho một buổi gây quỹ kéo dài nhiều giờ hơn dự kiến.
Khi nghi ngờ, nó không bao giờ đau để cắt một sự kiện tốt một chút ngắn. Bạn có thể muốn giữ thời gian vui vẻ, nhưng hãy chọn một trang trong Playbook của The Beatles và bỏ đi trong khi bạn đang đi trước.
Cách khắc phục đơn giản: Giữ cho các sự kiện gây quỹ của bạn ngắn, ngọt ngào và dễ hiểu. Bạn luôn muốn rời khỏi khách hàng của bạn muốn nhiều hơn nữa!
Không yêu cầu đóng góp từ người tham dự
Điều này có thể là không có trí tuệ, và bạn có thể tự hỏi tại sao nó lại nằm trong danh sách này. Tuy nhiên, để cho bạn biết sự thật, hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận không bao giờ đến và nói những gì họ muốn. Họ không bao giờ thực sự yêu cầu đóng góp, ngay cả khi họ nghĩ rằng họ có.
Nhiều tổ chức phi lợi nhuận sẽ nhún vai và nói, “Tôi đã yêu cầu hỗ trợ!” Nói thật, điều đó không đủ. Nếu bạn không bao giờ yêu cầu những người ủng hộ bạn quyên góp, nếu bạn không bao giờ cụ thể về nhu cầu của bạn, làm thế nào bạn có thể mong đợi họ đi qua cho bạn?
Cách tốt nhất để khắc phục sự khác biệt này là nghiên cứu kỹ các chi tiết cụ thể đó tại sự kiện gây quỹ của bạn. Hãy nói với những người tham dự của bạn tất cả về những mục tiêu và nguyện vọng cao cả của bạn. Hãy để họ tham gia vào việc lên kế hoạch cho các sáng kiến sắp tới của bạn.
Họ có thể tò mò về các dự án bạn dự định giải quyết. Hơn nữa, họ muốn biết làm thế nào họ có thể giúp đỡ - làm thế nào họ có thể nhận được ở trên tầng trệt của công việc tốt mà bạn đang theo đuổi.
Yêu cầu các nhà tài trợ giúp đỡ họ. Hãy nói với họ rằng sự đóng góp của họ quan trọng và mỗi đô la đều được tính vào việc đạt được ước mơ của tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
Ban đầu bạn có thể cảm thấy không tự nhiên khi yêu cầu tiền, nhưng các nhà tài trợ của bạn thà biết sự thật hơn là tiếp tục, không biết làm thế nào họ có thể giúp đỡ thực sự cho mục đích của bạn.
Sửa lỗi đơn giản: Đưa ra yêu cầu trực tiếp của người tham dự sự kiện của bạn. Bạn có thể ngạc nhiên bởi phản ứng tích cực của họ.
Quên để cảm ơn các nhà tài trợ dũng cảm của bạn
Một trong những sai lầm lớn nhất mà nhiều người gây quỹ gây ra là không cảm ơn những người tham dự sự kiện và các nhà tài trợ của họ. Hoặc nếu có, họ có thể không cảm ơn người hiến tặng của họ đúng cách. Ví dụ, nếu một nhà tài trợ tặng 10 đô la sau một sự kiện gây quỹ, nó hoàn toàn có thể chấp nhận được để gửi cho họ một email cảm ơn .
Tuy nhiên, nếu một nhà tài trợ chính cung cấp cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn 5.000 đô la, bạn có thể đặt cược rằng một email không đủ. Một lá thư cảm ơn được suy nghĩ cẩn thận là theo thứ tự. Hơn nữa, một cuộc gọi điện thoại chính thức để thừa nhận sự đóng góp hào phóng của họ có thể theo thứ tự.
Vấn đề là: Để cung cấp kinh nghiệm quản lý tốt nhất có thể, điều quan trọng là xem xét từng nhà tài trợ của bạn là cá nhân. Nó cũng quan trọng để nhận ra rằng thừa nhận các nhà tài trợ của bạn là những gì giữ họ quay trở lại tổ chức của bạn .
Trên thực tế, các nhà tài trợ thường viện dẫn sự thiếu thông tin và / hoặc lòng biết ơn vì lý do họ rời khỏi tổ chức phi lợi nhuận. Không chỉ những gì bạn nói có vấn đề, nhưng nó cũng quan trọng khi bạn nói nó.
Cách thực hành tốt nhất để cảm ơn những người tham dự sự kiện của bạn là gửi lời cảm ơn của bạn trong vòng 48 giờ đầu tiên sau buổi gây quỹ. Thực tế, điều này có nghĩa là bạn có lẽ nên gửi lời cảm ơn chung qua email trước và sau đó chuyển sang các cách cá nhân hóa hơn như gọi điện thoại và gửi thư cảm ơn.
Cách khắc phục đơn giản: Hãy nhớ cảm ơn các nhà tài trợ của bạn sớm, thường xuyên và theo cách phù hợp với sự tham gia của họ với tổ chức của bạn.
Mặc dù có thể có một vài sai lầm mà một tổ chức phi lợi nhuận có thể dễ dàng thực hiện với một sự kiện gây quỹ, cũng có nhiều bản sửa lỗi nhanh chóng. Sử dụng các giải pháp này và bạn có thể tổ chức một sự kiện gây quỹ với sự tự tin rằng bạn sẽ huy động được nhiều tiền hơn số tiền bạn chi tiêu.