Cung cấp hàng tháng cung cấp đường dẫn để gây quỹ thành công
Quà tặng Preauthorized là gì?
Quà tặng được ủy quyền (còn được gọi là định kỳ, hàng tháng, duy trì hoặc thường xuyên) chỉ là cam kết mà nhà tài trợ đã cho phép tổ chức của bạn tự động thu một số tiền cụ thể mỗi tháng (hoặc chu kỳ khác).
Việc ủy quyền có thể trong một khoảng thời gian cụ thể, hoặc tốt nhất là có thể trong một khoảng thời gian không xác định (ví dụ vĩnh viễn cho đến khi nhà tài trợ chọn ngừng sử dụng nó). Điều này, tất nhiên, có nghĩa là các nhà tài trợ của bạn không bao giờ phải đưa ra quyết định khác cho dù có đưa ra hay không.
Quà tặng được ủy quyền có thể được thu thập bằng nhiều hình thức chuyển tiền điện tử (EFT), bao gồm thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc bằng cách ghi nợ trực tiếp vào tài khoản séc hoặc tài khoản tiết kiệm của nhà tài trợ.
Mặc dù các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng có xu hướng phổ biến hơn với các nhà tài trợ, hối phiếu ngân hàng (thường được gọi là giao dịch ACH vì chúng được xử lý thông qua hệ thống Tự động thanh toán của Cục Dự trữ Liên bang) cung cấp các lợi thế độc đáo của riêng họ, chẳng hạn như chi phí thấp hơn và không ngày hết hạn.
Tại sao thiết lập một chương trình cho phép Preauthorized?
Có rất nhiều lợi ích để phát triển một chương trình cho phép được ủy quyền trước, theo Harvey McKinnon, tác giả của Hidden Gold và một cơ quan hàng đầu về các chương trình cung cấp hàng tháng.
Cuốn sách của ông cung cấp danh sách sau đây của một số lợi thế hấp dẫn.
- Tăng đáng kể thu nhập hàng năm của bạn
- Xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các nhà tài trợ của bạn
- Các nhà tài trợ sẽ tiếp tục lâu hơn
- Doanh thu tạo hàng tháng có thể dự đoán được
- Giảm chi phí gây quỹ của bạn
- Thu nhập sẽ tăng theo thời gian
- Cung cấp hàng tháng thuận tiện
Theo nghiên cứu được tài trợ bởi MasterCard International, chỉ có 3% các nhà tài trợ báo cáo sử dụng thẻ tín dụng để đóng góp tự động, nhưng 28% cho biết họ chắc chắn sẽ cân nhắc việc đóng góp định kỳ nếu họ được tổ chức từ thiện của họ cung cấp.
Tiềm năng chưa được khai thác trong việc cung cấp một lựa chọn cho phép được ủy quyền trước được chứng minh bằng sự thành công của các tổ chức đã bắt đầu chương trình. Chẳng hạn, Hành động Hòa bình, hiện đang xử lý hàng ngàn khoản đóng góp được ủy quyền trước mỗi tháng, trung bình $ 30,000- $ 40.000 trong quà tặng.
Cách triển khai Chương trình quyên góp định kỳ
Việc thiết lập một chương trình thành công sẽ yêu cầu một số bước:
- Giáo dục nhân viên và nhà tài trợ của bạn về việc đóng góp định kỳ qua EFT.
- Phát triển các phương thức chào mời để tuyển dụng các khoản quyên góp định kỳ.
- Đảm bảo bạn có công nghệ để dễ dàng quản lý và xử lý quà tặng định kỳ.
- Kiểm tra quy trình và quy trình.
Vai trò của công nghệ
Có lẽ công cụ quan trọng nhất trong việc tạo ra và duy trì một chương trình quà tặng thành công định kỳ là có những gì Harvey McKinnon gọi là "hệ thống back-end hiệu quả và đáp ứng". Điều này bao gồm một hệ thống quản lý tài trợ và EFT và xử lý giao dịch thẻ tín dụng.
Hệ thống quản lý tài trợ
Một hệ thống quản lý nhà tài trợ tốt không chỉ là một cơ sở dữ liệu của các nhà tài trợ và khách hàng tiềm năng.
Nó phải cung cấp cho bạn các công cụ giúp bạn xử lý nhanh chóng và dễ dàng nhiều tác vụ được liên kết với chương trình quà tặng được ủy quyền trước của bạn (cũng như các nỗ lực gây quỹ khác của bạn), chẳng hạn như:
- Duy trì thông tin hiến tặng / thành phần hoàn chỉnh
- Theo dõi lịch sử cung cấp đầy đủ với tính toán tự động tóm tắt quà tặng theo năm
- Tạo / Theo dõi
- Quản lý quà tặng / cầm cố
- Báo cáo
Xử lý giao dịch EFT
Mặc dù nhiều tổ chức phi lợi nhuận đã bắt đầu chấp nhận thẻ tín dụng cho các khoản đóng góp trực tuyến hoặc một lần, điều quan trọng là phải nhận ra rằng các giao dịch định kỳ được ủy quyền trước thường được xử lý như một lô và do đó chúng có một số thuộc tính duy nhất. Bạn chắc chắn không muốn lãng phí thời gian và tăng cơ hội lỗi bằng cách nhập số thẻ tín dụng và số tiền vào một thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng mỗi tháng.
Như chúng tôi cũng đã lưu ý, có thể bạn sẽ muốn cung cấp tùy chọn thanh toán bằng ghi nợ trực tiếp (ACH), yêu cầu một loại tài khoản xử lý khác.
Cẩn thận với các giải pháp xử lý EFT không tích hợp với hệ thống quản lý tài trợ của bạn. Mặc dù họ có thể cho phép bạn tự động hóa quá trình tạo và thu thập các giao dịch, bạn có thể sẽ từ bỏ một số lợi ích quan trọng.
Phần kết luận
Chương trình quyên góp định kỳ là một cách tuyệt vời để tăng giá trị lâu dài của các nhà tài trợ của bạn trong khi giảm chi phí gây quỹ và nỗ lực. Phát triển chương trình quyên góp định kỳ hiệu quả yêu cầu bạn phải giáo dục đúng nhân viên và nhà tài trợ, cẩn thận nhắm mục tiêu và thử nghiệm thu hút người tham gia và đảm bảo rằng bạn có hệ thống back-end hiệu quả và đáp ứng (quản lý nhà tài trợ và xử lý giao dịch) để giảm thiểu nỗ lực quản trị. Mặc dù thành công có thể mất thời gian và công sức, kết quả cuối cùng cũng đáng giá.
Bài viết này đã được DonorPerfect cung cấp .