Yêu cầu kinh doanh Tài liệu cho các dự án kinh doanh
Hãy lấy một ví dụ: Một công ty (chúng tôi sẽ gọi họ là ZXYW LLC) đã quyết định thuê ngoài các chức năng kế toán của mình cho một trung tâm dịch vụ được chia sẻ ở Hoa Kỳ. nhân viên.
Đó là một công việc phức tạp và sẽ mất nhiều tháng để hoàn thành. Họ bắt đầu với một đội ngũ chuẩn bị một tài liệu yêu cầu kinh doanh.
Tài liệu yêu cầu kinh doanh là gì?
Mục đích của một tài liệu yêu cầu kinh doanh là đưa ra một bức tranh hoàn chỉnh về một dự án hoặc một kế hoạch kinh doanh mới, vì vậy mọi người đều rõ ràng về những gì phải được thực hiện và khi nào.
Một tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (BRD) có thể được xem xét theo hai giai đoạn. Trong giai đoạn đầu của một dự án, đó là một tài liệu đưa ra tất cả các yêu cầu cho dự án, bao gồm chi phí, chi tiết về triển khai, các lợi ích dự kiến, các mốc quan trọng và tiến trình thực hiện.
Trong giai đoạn thứ hai, BRD thực sự có thể trở thành một hợp đồng giữa hai bên, chính thức đặt ra các yêu cầu của công ty tuyển dụng (ZXYW LLC trong trường hợp này) và nhà thầu thực hiện công việc. Bạn sẽ thấy thêm về ngôn ngữ hợp đồng bên dưới.
Tài liệu yêu cầu kinh doanh khác với kế hoạch kinh doanh như thế nào?
Mặc dù cả hai tài liệu có thể chứa cùng một loại phần (ví dụ: tóm tắt điều hành), mục đích khác nhau.
Một kế hoạch kinh doanh được tạo ra để hướng dẫn một doanh nghiệp mới hoặc hiện tại, nhưng thường xuyên hơn mục đích của nó là trình bày cho một người cho vay để tài trợ cho việc khởi động hoặc mở rộng.
Kế hoạch kinh doanh chứa thông tin chung về công ty và các kế hoạch và chiến lược của công ty để có thể tạo doanh thu để trả lại khoản vay.
Báo cáo tài chính là một phần quan trọng của kế hoạch kinh doanh, trong khi các tài liệu tài chính trong BRD có thể khá khác nhau, tập trung vào một dự án cụ thể.
Tài liệu yêu cầu kinh doanh khác với yêu cầu đề xuất như thế nào?
Sự khác biệt giữa hai tài liệu là nhẹ, nhưng quan trọng. Thông thường, một yêu cầu đề xuất (RFP) được tạo ra với mục đích mời các đề xuất từ các nhà cung cấp khác nhau. trong ví dụ về ZYXW, một RFP được gửi đến các công ty tiềm năng cung cấp dịch vụ gia công, để thu hút hồ sơ dự thầu.
Một BRD, mặt khác, được chuẩn bị cho một nhà cung cấp hoặc đối tác liên doanh cụ thể đã được công ty tuyển dụng lựa chọn. BRD chứa nhiều chi tiết hơn và nhiều thông số kỹ thuật hơn và thời hạn được đáp ứng trên đường đi và ở cuối dự án.
Khi một RFP được tạo, nó đi kèm với một thời hạn và các yêu cầu để gửi hồ sơ dự thầu. Giá thầu được đánh giá sau thời hạn.
Những gì nên được bao gồm trong một tài liệu yêu cầu kinh doanh?
Trong một số cách, tài liệu yêu cầu nghiệp vụ tương tự như các loại đề xuất kinh doanh khác. BRD nên bao gồm:
1 . Tuyên bố tóm tắt , đôi khi được gọi là tóm tắt điều hành , tóm tắt các yêu cầu của dự án nói chung.
Tuyên bố tóm tắt thường được viết sau khi BRD hoàn tất.
2. Mục tiêu của dự án. Những mục tiêu này phải ở định dạng SMART ; cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, thực tế và được giới hạn thời gian.
3 . Các nền tảng và một tuyên bố nhu cầu hoặc lý do cho dự án. Đây là một phần quan trọng của tài liệu, vì vậy đừng bỏ nó ra. Giải thích lý do tại sao dự án là cần thiết là một động lực chính của dự án, và thành công của dự án sẽ phụ thuộc vào mức độ phù hợp của nhu cầu.
4. Phạm vi của dự án - những gì cần được đưa vào và những gì không được đưa vào. Trong ví dụ của công ty ZXYW ở trên, công ty đã nói rõ rằng phạm vi không bao gồm việc thuê quản lý hàng đầu - những cá nhân đó sẽ được cung cấp bởi công ty.
5. Báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính là điều cần thiết cho một cái nhìn tổng thể về hiệu quả của dự án trên bảng cân đối kế toán của công ty và doanh thu trong một khoảng thời gian cụ thể.
Tất nhiên, công ty sẽ tài trợ cho dự án là điều quan trọng để thảo luận ở đây.
6. Yêu cầu và tính năng chức năng. Đây là nơi cung cấp chi tiết, bao gồm sơ đồ, biểu đồ tổ chức và mốc thời gian.
7. Nhân sự cần. Ai cần được thuê, và khi nào. Những loại nhân viên nào sẽ cần thiết và họ sẽ được trả lương như thế nào. Ai trả tiền cho họ và khi nào. Vì ZXYW đang thiết lập một cơ sở dựa trên con người, đây là một phần quan trọng trong BRD của họ.
8. Lịch trình, thời gian và thời hạn. Các giai đoạn của dự án cần được nêu chi tiết trong phần này, để đảm bảo tất cả các bên hiểu được những gì cần thiết và khi nào. trong dự án ZXYW, giai đoạn đầu tiên là việc lựa chọn một địa điểm, bao gồm thăm dò một số thành phố tiềm năng.
9. Giả định. Phần này của tài liệu thường bị bỏ qua. Việc đánh vần các giả định giúp tránh các vấn đề sau này. Ví dụ, trong hợp đồng trên, công ty muốn thuê, không mua , không gian văn phòng.
10. Chi phí và lợi ích. Một phân tích chi phí-lợi ích là một danh sách chi tiết của tất cả các chi phí của dự án và tiết kiệm từ dự án nên được bao gồm.
Điều gì làm cho các yêu cầu kinh doanh ghi lại một hợp đồng?
Như đã nói ở trên, trong giai đoạn đầu, BRD là một đề xuất. Bạn có thể đã nhận thấy rằng có điều gì đó bị thiếu trong danh sách các phần ở trên - thanh toán cho các dịch vụ được hiển thị. Nếu không có một tuyên bố của các khoản thanh toán cho nhà thầu và thời gian của các khoản thanh toán, không có hợp đồng.
Trước khi hai bên ký vào tài liệu, phải thêm ngôn ngữ hợp đồng tiêu chuẩn , với sự trợ giúp của luật sư, bao gồm
- Hứa hẹn trả tiền và hứa hẹn cung cấp dịch vụ
- Các giao ước hạn chế , ngăn cản nhà thầu lấy bí mật thương mại của công ty hoặc chia sẻ chúng với những người khác.
- Điều gì xảy ra nếu một bên không hoàn thành các nghĩa vụ bắt buộc của mình (nghĩa là vi phạm hợp đồng)
- Các điều khoản bảo hiểm và bồi thường (giữ vô hại)
- Điều khoản tranh tụng và trọng tài
- Và, tất nhiên, chữ ký của các quan chức công ty và nhà thầu thích hợp.