Làm thế nào, tại sao và khi nào để cân bằng tiền mặt ngăn kéo
Khi điều tra, nguyên nhân phổ biến nhất của hành vi trộm cắp là thiếu thủ tục hoặc kiểm soát thích hợp.
Quá trình đếm tiền, điều hòa biên lai và cân bằng ngăn tiền mặt tạo ra trách nhiệm giải trình các giao dịch trong ngày. Hệ thống quản lý tiền mặt này có thể được tạo ra đồng thời các chính sách lưu trữ được thiết lập. Nhiều hệ thống POS (điểm bán hàng) ngày nay có hướng dẫn từng bước để đóng (còn gọi là cân bằng) ngăn kéo tiền mặt để hướng dẫn nhân viên.
Tại sao lại cân bằng?
Quản lý cửa hàng hoặc nhân viên thu ngân có thể lấy báo cáo bán hàng bất kỳ lúc nào trong một ca làm việc. Bằng cách thêm tiền mặt bắt đầu trong ngăn kéo vào nhân viên bán hàng hàng ngày, một nhà bán lẻ sẽ biết chính xác số tiền phải được thanh toán bằng tiền mặt hoặc hệ thống POS tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này cực kỳ hữu ích:
- Để tránh giữ quá nhiều tiền mặt trên sàn bán hàng.
- Nếu cửa hàng bị cướp.
- Khi một khách hàng than phiền về sự thay đổi quá ít.
- Đối với phát hiện thường xuyên overages / thiếu cho thủ quỹ cụ thể.
- Để loại bỏ sự cám dỗ lấy tiền mà không có tài liệu từ ngăn tiền mặt.
Làm thế nào để cân bằng một ngăn kéo tiền mặt
Cân bằng một máy tính tiền thường diễn ra vào cuối ngày hoặc vào cuối sự thay đổi của nhân viên thu ngân. Ngăn đựng tiền mặt và nội dung của nó phải được chuyển đến một văn phòng hoặc một khu vực tách biệt khác để chuẩn bị báo cáo.
Nếu cân bằng ngăn kéo sau khi đóng, hãy đảm bảo đèn sàn bán hàng tắt và cửa bị khóa. Đối với nhiều nhân viên bán hàng, họ vội vàng và có xu hướng bắt đầu đóng cửa trước khi cửa hàng thực sự đóng cửa. Đây không phải là một thực hành an toàn. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều nhân viên trong cửa hàng, bạn có thể đóng một trong các thanh ghi trong giờ mở cửa.
Bất kỳ sự cố và thiếu hụt nào cũng nên được điều tra. Bản chất con người nên được đưa vào tài khoản cho các lỗi nhỏ và số lượng nhỏ. Bằng cách này, chúng tôi có nghĩa là các khoản chênh lệch đơn giản về thay đổi là phổ biến khi xử lý giao dịch. Tuy nhiên, sự khác biệt thường xuyên có thể là một dấu hiệu của hành vi trộm cắp nhân viên hoặc có thể chỉ ra đào tạo thêm là cần thiết cho một nhân viên thu ngân cụ thể. Theo quy định, bạn muốn đảm bảo rằng không còn nữa thì $ 2 bị tắt vào ban đêm. Trong khi nó phụ thuộc vào số lượng giao dịch ngày hôm đó (nói cách khác, càng có nhiều giao dịch thì cơ hội đếm lỗi càng lớn) quy tắc $ 2 là một quy tắc hữu ích.
Tiền mặt bắt đầu được trả lại vào ngăn tiền mặt và được lưu trữ vào buổi tối, trong khi tiền gửi được chuẩn bị cho ngân hàng. Tất cả phiếu giảm giá thẻ tín dụng, báo cáo đầu cuối và các biên lai đăng ký khác có thể được ghi vào Báo cáo ngăn tiền mặt hàng ngày và được nộp theo ngày.
Tách nhiệm vụ
Để có thêm trách nhiệm giải trình, hãy xem xét sử dụng hai người để cân bằng sổ đăng ký tiền mặt. Một người sẽ đếm ngăn kéo và tạo báo cáo tiền mặt hàng ngày, trong khi người kia chuẩn bị tiền gửi ngân hàng. Cả hai nhân viên nên ký vào báo cáo cho biết họ chịu trách nhiệm về các số liệu được hiển thị. Mặc dù không có hệ thống nào có thể ngăn chặn gian lận, đường mòn kiểm toán này sẽ giúp ngăn cản thông đồng giữa các nhân viên.
Khi bắt đầu ca làm việc tiếp theo, mỗi nhân viên thu ngân phải được chỉ định ngăn kéo tiền mặt của mình. Yêu cầu nhân viên thu ngân trả lại số tiền trong ngăn kéo để xác minh số dư ban đầu. Nếu bạn là một cửa hàng nhỏ chỉ có một đăng ký, tiền mặt có nhiều khả năng ở lại trong ngăn kéo qua đêm. Nếu đây là tình huống của bạn, thủ tục là như nhau.
Một lưu ý cuối cùng: vì lỗi của con người là một phần của trò chơi, hãy đảm bảo rằng bạn đã bao gồm các chênh lệch trong tiền mặt của mình như một phần của báo cáo lợi nhuận và thua lỗ.
Thêm một dòng vào báo cáo lợi nhuận và thua lỗ của bạn mà ngân sách cho và hiển thị một mất mát từ miscounting. Đây là một cách khác bạn có thể kiểm tra và quản lý sự mất mát.