Tại sao phải trả bằng tiền mặt là một ý tưởng tồi
Mặc dù không phải là bất hợp pháp để trả lương cho nhân viên và nhà thầu độc lập bằng tiền mặt, nhưng đó không phải là một thực tiễn kinh doanh tốt vì nhiều lý do. Một số doanh nghiệp sử dụng tiền mặt để trả lương cho nhân viên trong một nỗ lực để tránh phải trả thuế tiền lương , và một số nhân viên yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt để tránh thuế thu nhập.
Bài viết này thảo luận về các vấn đề pháp lý và thuế và luật liên bang liên quan đến thuế thu nhập, thuế biên chế và các vấn đề về thuế khác.
Bảng lương và các vấn đề thuế khi trả tiền cho nhân viên bằng tiền mặt
- Chủ sử dụng lao động phải khấu trừ thuế biên chế (thuế thu nhập liên bang và tiểu bang và thuế FICA (An Sinh Xã Hội / Medicare)) từ tiền lương của nhân viên;
- Chủ sử dụng lao động cũng phải báo cáo và thanh toán các khoản thuế biên chế đó, bao gồm cả nhân viên và phần sử dụng lao động của thuế FICA, cho IRS
- Các khoản thuế việc làm khác phải được thanh toán cho thu nhập của nhân viên , bao gồm thuế thất nghiệp và các khoản thanh toán quỹ đền bù của nhân viên tiểu bang
- Chủ sử dụng lao động phải báo cáo thu nhập của nhân viên trên Mẫu đơn W-2 mỗi năm. Điều này bao gồm thu nhập tiền mặt.
- Chủ sử dụng lao động phải xác minh tính đủ điều kiện làm việc của nhân viên mới thuê, sử dụng Mẫu I-9 hoặc hệ thống E-Verify. Việc xác minh này đưa nhân viên vào hệ thống liên bang, và nếu những nhân viên này được trả bằng tiền mặt, việc kiểm tra chéo của cơ quan có thể khám phá ra những nỗ lực để tránh thuế tiền lương bằng cách trả bằng tiền mặt.
Ảnh hưởng của thanh toán bằng tiền mặt đối với nhân viên
- Các nhân viên được trả bằng tiền mặt không bị khấu trừ thuế FICA bị từ chối thu nhập An Sinh Xã Hội có thể được sử dụng để tính toán các phúc lợi An Sinh Xã Hội tiềm năng của họ.
- Tương tự như vậy, nhân viên không "trong biên chế" không đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp hoặc trợ cấp thất nghiệp.
CPA Gail Rosen nói điều này về việc trả lương cho nhân viên bằng tiền mặt:
Trả công nhân bất hợp pháp bằng tiền mặt có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng ngoài vấn đề thuế. Khi một công nhân "không có trong sách", bạn có thể đột nhiên có các khoản nợ tiềm tàng có thể thực sự là thảm họa.
Nếu một người lao động bị thương trong công việc và đổ bộ lên bệnh viện, họ sẽ được hỏi nếu họ bị thương trong công việc. Nếu người lao động bị thương trả lời có, thì họ sẽ được chi trả cho người lao động. Bạn đang gặp rắc rối nghiêm trọng, nếu bạn không trả tiền bồi thường lao động bởi vì bạn đã trả bằng tiền mặt. Điều tương tự cũng đúng đối với việc không trả tiền vào quỹ trợ cấp và khuyết tật của tiểu bang. Nếu ví dụ, bạn bắn người lao động và họ áp dụng cho thất nghiệp, sau đó bạn sẽ có kiểm toán viên gõ cửa của bạn.
Thanh toán cho trẻ em, vợ chồng hoặc thành viên gia đình bằng tiền mặt
Tiền lương của trẻ em dưới 18 tuổi làm việc trong doanh nghiệp của bạn phải chịu các yêu cầu khấu trừ, thuế biên chế và thuế việc làm tương tự như các nhân viên khác. Nếu bạn thuê con của riêng bạn, họ có thể không phải chịu thuế FICA, nhưng tiền lương của họ phải được báo cáo cho IRS. Đọc thêm về việc thuê con của bạn làm nhân viên.
Thuê người phối ngẫu của bạn hoặc các thành viên khác trong gia đình để làm việc cho doanh nghiệp của bạn và thanh toán bằng tiền mặt cũng có thể tước đoạt quyền lợi An Sinh Xã Hội này.
Và tất cả các vấn đề khác được đề cập ở trên, bao gồm trách nhiệm pháp lý của bạn để báo cáo và nộp thuế biên chế, áp dụng.
Thanh toán các nhà thầu độc lập bằng tiền mặt
Nhiều doanh nghiệp trả lương cho người lao động hợp đồng (lao động bình thường, công nhân mùa hè, trong khi thanh toán cho nhà thầu độc lập có ít vấn đề hơn so với nhân viên, hai vấn đề đáng chú ý:
- Các khoản thanh toán cho người lao động hợp đồng phải được báo cáo hàng năm theo mẫu 1099-MISC và
- Bạn phải xác minh ID người nộp thuế cho các nhà thầu độc lập; nếu không thể xác minh ID người nộp thuế , bạn phải rút tiền dự phòng từ khoản thanh toán của nhà thầu.
Các khoản thanh toán bằng tiền mặt được thực hiện cho các nhà cung cấp và những người khác mà bạn kinh doanh vẫn phải được chứng minh nếu bạn muốn các khoản thanh toán bằng tiền mặt này được khấu trừ như chi phí trên tờ khai thuế kinh doanh của bạn. Ngay cả các khoản thanh toán nhỏ bằng tiền mặt cũng phải được thanh toán qua một quỹ tiền mặt nhỏ , với tài liệu thích hợp.